Hoe organiseer ik een festival?

Stap 1: Het maken van een draaiboek

Dit is misschien wel één van de saaiste stappen, maar wel de belangrijkste. Je moet alles namelijk tot in de puntjes verzorgd en geregeld hebben. In dit draaiboek moet je een aantal erg belangrijke zaken verwerken die jouw festival geslaagd zullen maken. Hieronder vallen: het bepalen van je doelgroep, waar en wanneer je het gaat organiseren, het totale kostenplaatje, hoe het zit met de veiligheid, de bepaalde vergunningen die nodig zijn, de risico’s van het organiseren van een festival, hoe je je festival promoot, je planning en hoe je je festival gaat evalueren zodat de volgende editie beter zal uitpakken.

Stap 2: Het bepalen van je doelgroep

Wil je jongere kinderen, pubers, studenten of juist bezoekers die ouder zijn dan 30 jaar? Je gaat een festival natuurlijk organiseren voor een bepaalde doelgroep en je wilt ook dat je doelgroep zich voelt aangetrokken tot jouw festival en op haar gemak voelt. Je moet dus inspelen op de wensen, trends en ontwikkelingen binnen jouw gewenste doelgroep. Dit kan erg lastig zijn om te bedenken als je zelf bijvoorbeeld niet binnen jouw doelgroep valt. Als dat het geval is zou je altijd advies kunnen vragen aan iemand die hier meer kennis van heeft. Ook je promotie moet daar natuurlijk op worden aangepast, je kunt niet een 65+ festival organiseren en alleen maar promoten op social media (alhoewel de oudere generatie ook steeds moderner wordt ;)). Je moet dus goed uitzoeken wat er allemaal voor nodig is om jouw doelgroep te benaderen en te informeren over het festival, zo leg je een cruciale basis voor je marketing- en communicatiestrategie.

Stap 3: Waar en Wanneer ga je jouw festival organiseren?

Ten eerste is het best handig om ver van tevoren te bedenken waar en wanneer je het festival wilt organiseren. Als eerste stap zou je kunnen informeren bij de desbetreffende gemeente over de mogelijkheden met betrekking tot het organiseren van een evenement. Bij populaire locaties, waar vaak evenementen worden georganiseerd moet je vaak minimaal één jaar van tevoren reserveren. Je moet dan goed kijken naar de capaciteit van jouw festival en de faciliteiten van het terrein. Belangrijk is ook om te kijken of mensen (omwonenden) eventueel overlast kunnen ervaren van jouw festival. Een gave plek waar je niet zo snel overlast zal veroorzaken omdat het een bewegend terrein is bijvoorbeeld. Huh, kan dat tegenwoordig ook al? Oh ja zeker! Bij Rederij Docks huur je namelijk een hele boot af voor jouw festival! Dit kan tot wel 700 man! Check de website van Rederij Docks.

Stap 4: Het maken van een planning

Een planning is essentieel als je een festival wilt organiseren. Je maakt een volledige omschrijving van je activiteiten, schrijft op hoe laat en welke artiesten er komen optreden, de hoeveelheid tenten, kraampjes, podia en bijvoorbeeld toiletvoorzieningen. Tijdens dit proces moet je ook bedenken hoeveel bezoekers je wilt toelaten tot jouw festival. Tevens vermeld je in de planning/draaiboek ook het tijdslot waarin het festival plaatsvindt. Naast al deze (en ongelofelijk veel andere zaken) is het handig om te weten hoe lang je nodig zult hebben om het complete festival op- en af te bouwen zodat je andere evenementen niet in de weg staat. Het is aan te raden om het festival niet tijdens andere grote(re) evenementen te organiseren, je valt dan namelijk minder op tussen de grote jongens… Je zou kunnen opvallen door het terrein op een unieke manier aan te kleden of er een kledingthema aan te hangen! De leukste versieringen, outfits en feestartikelen vind je bijvoorbeeld op Partywinkel.nl! Want zeg nou zelf, een festival zonder aankleding is als bier zonder koolzuur.

Stap 5: Het bepalen van je kosten

Natuurlijk ga jij niet gratis een festival kunnen organiseren. Je hebt geld nodig, maar hoeveel geld precies? Dit hangt af van een aantal elementen als de locatie van het festival, de hoeveelheid voorzieningen, het aantal bezoekers en je marketing. Organiseer je het alleen of met anderen? Dit is ook zeer belangrijk voor het kostenplaatje. Verder is het handig om te bedenken wat het doel is van het door jou georganiseerde festival. Wil je winst maken of wil je een toevoeging zijn voor het maatschappelijk belang? Wordt het een gratis festival of juist een festival met een ticketverkoop? Raadzaam is het benaderen van verschillende bedrijven. Vraag offertes aan, zo krijg je namelijk een goed beeld van de verschillen in kosten.

In het dagelijks leven doen veel mensen het, geld opzij zetten voor een buffer. Ook bij het organiseren van een festival moet je hieraan denken. Wanneer het bijvoorbeeld slecht weer wordt en je op het laatste moment tenten moet plaatsen.

Oke, je wilt dus een festival organiseren maar hoe kom je dan aan geld? Er zijn een aantal opties. Je kunt klein beginnen en het uit eigen zak betalen en zo elk jaar steeds een beetje groeien. Zo kun je met het geld dat je hebt verdiend investeren in de volgende editie van je festival. Ook is het organiseren van een festival ideaal voor een crowdfundingsactie of sponsoring. In sommige gevallen zou je zelfs subsidie kunnen vragen bij de desbetreffende gemeente in ruil voor gratis tickets!

Stap 6: Zorg voor veiligheid

Wanneer je een evenement organiseert moet je altijd zorgen voor een veiligheidsplan en deze ook leveren aan de desbetreffende gemeente. Het verschilt uiteraard per gemeente wat hierin vermeld moet staan. In dit veiligheidsplan moeten er sowieso een aantal elementen worden behandeld als, hekwerk, vermiste personen, het weer, gebruik van alcohol/drugs en tot slot hoe veilig de podia en tenten zijn. Tevens moeten er een X aantal nooduitgangen zijn, moet omschreven zijn wat er gebeurt met een evacuatie en ook hoe het terrein bereikbaar is voor de bezoekers. Bij grote evenementen worden er vaak ook afspraken gemaakt met het Openbaar Vervoer. Ben je benieuwd of het Corona virus invloed zal hebben op het festivalseizoen? Bekijk dan ook even ons artikel over het Corona virus!

Stap 7: Het regelen van eventuele vergunningen

Voor bijna alles heb je tegenwoordig wel een vergunning nodig. Zo ook bij het organiseren van een festival. Vergunningen vraag je aan bij de desbetreffende gemeente, dus gemeenten hebben een belangrijke rol in hoe jouw festival er uiteindelijk uit komt te zien. De gemeente heeft dan informatie van je nodig, bijvoorbeeld de locatie, datum, begin- en eindtijd en het aantal bezoekers. Voor de gemeente zijn er vaak genoeg voordelen voor het uitdelen van zo’n vergunning. Het is bijvoorbeeld de ideale en ”goedkope” manier voor de gemeente om reclame te maken voor die desbetreffende stad of dorp.

Mensen die een evenement/festival willen organiseren dienen dit ruim van tevoren aan te geven bij de gemeente. De gemeente moet een aantal zaken uitzoeken en op een rijtje zetten voordat ze jou die vergunning verstrekken. Het duurt gemiddeld 8 weken voordat deze binnen is. De kosten van een evenementen vergunning ligt tussen de 180 en 4900 euro, dit bedrag wordt door de gemeente bepaald aan de hand van de grootte van je festival en welke activiteiten er plaats zullen vinden.

Stap 8: Het promoten van je festival

Je wilt natuurlijk dat jouw festival succesvol wordt, maar hoe krijg je dat voor elkaar? Je moet denken aan het promoten van je festival zodat mensen ermee zullen kennis maken. Dit kun je op een aantal manieren doen, bijvoorbeeld het gebruik van social media kanalen maar wellicht ook ”influencers” in ruil voor een gratis kaartje. Posters ophangen, flyers uitdelen je kunt het zo gek niet bedenken! Je kunt er zoveel geld tegenaan smijten als je zelf wilt natuurlijk. Niks is te gek en creativiteit is van belang om zo origineel mogelijk uit de voeten te komen!

Stap 9: Het evalueren van je festival

Het zit er op. Je festival is al een tijdje afgelopen en ging naar jouw idee perfect. Alles verliep goed en had een goede indruk van het publiek. Vaak kijk je minder kritisch naar je eigen werk dus is het verstandig om bijvoorbeeld een derde partij feedback te laten geven zoals de artiesten, het publiek en de rest van de organisatie. Je zult dan feedback krijgen van allerlei verschillende kanten. Zo leer je telkens weer en wordt jouw festival elk jaar beetje bij beetje beter en groter!

Festival Fans wenst je enorm veel succes met het organiseren van je eigen festival!